Hoe voorkom je een stuwmeer aan vakantiedagen?

Sommige Nederlanders deinzen er niet voor terug om nu al weer naar een ver land af te reizen. Voor veel anderen is dat nog even een vlucht te ver. En voor een flink aantal van hen is het zelfs een reden om de “grote” vakantie een paar maanden uit te stellen, in de hoop dat er in het najaar meer duidelijkheid is over de risico’s van een buitenlandse trip.

Dat uitstelgedrag kan er ook voor sociaalwerkorganisaties toe leiden dat medewerkers een stuwmeer aan vakantiedagen opbouwen. Sociaalwerkorganisaties signaleren trouwens nog meer oorzaken voor dat uitstel:

• sociaal werker is een cruciaal beroep en zij moeten beschikbaar zijn en blijven voor alle (extra) werkzaamheden
• medewerkers maken veel overuren en zetten die om in verlof

Zo’n verlofstuwmeer heeft risico’s voor organisaties, aldus Jorrit Berenschot, jurist werkgeverszaken bij Sociaal Werk Nederland. ‘Het al dan niet opnemen van vakantiedagen heeft invloed op de liquiditeitsratio, die een graadmeter is voor de financiële gezondheid van een organisatie. Bovendien is vakantie bedoeld om medewerkers te kunnen laten recupereren; als ze dat niet bijtijds doen kan dat leiden tot ziekteverzuim of zelfs een burn out.’

Wettelijk kader
Een medewerker kan jaarlijks minstens het wettelijk aantal vakantiedagen opnemen, oftewel vier maal de arbeidsduur per week. De werkgever is verplicht om dat mogelijk te maken, maar omgekeerd is de medewerker niet verplicht om al die dagen op te nemen. Als iemand dat niet doet komen de resterende vakantiedagen te vervallen; dat gebeurt een half jaar na afloop van het kalenderjaar waarin deze dagen zijn opgebouwd. Voor bovenwettelijke vakantiedagen geldt een verjaringstermijn van vijf jaar.

De vervaltermijn voor het wettelijk verlof geldt niet als een medewerker door bepaalde omstandigheden zijn wettelijke vakantiedagen niet voor het einde van de vervaltermijn heeft kunnen opnemen. Dat kunnen medische redenen zijn van de medewerker zélf, maar ook bijzondere omstandigheden waardoor juist de werkgéver het opnemen van vakantiedagen verhindert. Jorrit Berenschot: ‘De wet bepaalt dat je als werkgever de vakantie vaststelt overeenkomstig de wensen van de medewerker, tenzij in een schriftelijke overeenkomst of in de cao anders is bepaald. Als werkgever kun je een verzoek om vakantieverlof weigeren als er sprake is van gewichtige redenen, zoals plotselinge drukte in de organisatie of onmisbaarheid omdat andere medewerkers arbeidsongeschikt zijn. Let wel: je mag wettelijke vakantiedagen niet uitbetalen.’

Hoe voorkom je een stuwmeer? Ga in gesprek
De wet schrijft voor dat de vakantie wordt vastgesteld conform de wensen van de medewerker. ‘Als werkgever kun je medewerkers dus niet dwingen om vakantie op te nemen. Wel kun je daarover met elkaar in gesprek gaan.’
Een veelgehoorde reden waarom medewerkers momenteel afzien van vakantie is dat hun geplande vakantie niet door kan gaan. Dit hoeft echter geen reden te zijn om geen vakantieuren op te nemen. ‘Uit de rechtspraak blijkt dat vakantiegenót niet de reden hoeft te zijn om vakantie op te nemen. Arbeidsongeschikte medewerkers kunnen bijvoorbeeld ook  vakantie opnemen om te herstellen. Vakantie heeft immers ook een recupererende functie en die is in drukke(re) tijden ook van belang voor de gezondheid en de veiligheid van de medewerkers.’

In een gesprek met de medewerker kun je als werkgever ook inbrengen dat het uitstellen van de vakantie tot het najaar ertoe kan leiden tot een vakantieverzoek dan wordt ingewilligd als de personeelsbezetting en bedrijfsvoering dat niet toelaten.
Neemt de medewerker desondanks geen vakantiedagen op dan vervallen zijn wettelijke vakantiedagen van 2020 op 1 juli 2021.

Tips
Hieronder enkele tips om een stuwmeer aan verlofuren te voorkomen.

Als medewerkers niet op vakantie kunnen vanwege de drukte
Er is zoveel werk te doen dat medewerkers niet gemist kunnen worden. De vervaltermijn van de wettelijke vakantiedagen geldt dan mogelijk niet. Van belang is dat er maatafspraken worden gemaakt waarbij zoveel mogelijk tegemoet wordt gekomen aan de wensen van de medewerker, terwijl de werkgéver de mogelijkheid krijgt de organisatie draaiend te houden. Hierbij kan de cao Sociaal Werk ondersteunen. In artikel 5.8 van de cao is namelijk opgenomen dat de wettelijke vakantiedagen in het betreffende kalenderjaar worden opgenomen. Medewerker en werkgever maken in overleg afspraken, waarbij één keer per jaar de vakantie ten minste twee aaneengesloten weken bedraagt.

Overwerk
In de situatie waarin meer wordt gewerkt dan in de arbeidsovereenkomst is overeengekomen heeft een medewerker de keuze om deze uren in tijd of in geld uit te laten betalen. Als de medewerker kiest voor extra verlof dan geeft de cao Sociaal Werk in artikel 5.2 sub D aan dat ook deze uren voor 1 juli in het jaar daaropvolgend moeten worden opgenomen.
Deze uren zijn bovendien te kwalificeren als bovenwettelijk dagen. Die kunnen tijdens het dienstverband worden uitbetaald.

Is er juist minder werk door bijvoorbeeld de beperkende overheidsmaatregelen? Ook dan geldt dat je als werkgever de medewerker niet kunt dwingen om vakantiedagen op te nemen. Wel kan je als werkgever met de medewerker in gesprek gaan; de kans bestaat dat de medewerkers (deels) bereid zijn om verlof op te nemen.

Tot slot
Nogmaals: het is niet mogelijk om medewerkers te dwingen verlof op te nemen. Jorrit Berenschot: ‘Wel kun je met hen in gesprek gaan over een compromis dat voor beide partijen aanvaardbaar is. Dan kan het onder meer gaan over de gezondheid van de medewerker die gebaat is bij het tijdig opnemen van vakantie om even op adem te komen. En het kan erover gaan dat als in het najaar iedereen tegelijk op vakantie wil gaan niet ieder verlofverzoek zal kunnen worden gehonoreerd. De genoemde cao-artikelen bieden een dwingender kader als het gaat om opname in het betreffende kalenderjaar voor zover het wettelijk verlof betreft en vóór 1 juli in het daaropvolgende jaar voor verlof voortvloeiend uit extra gewerkte uren.’

Zie de bijlage voor meer informatie.