Wanneer één bestuurder namens het samenwerkingsverband aan regionale tafels zit, is snelheid vaak belangrijk. Tegelijk wil je collega‑bestuurders meenemen en voorkomen dat zij het gevoel krijgen achteraf met afspraken geconfronteerd te worden. Naast mandaat afspreken is het dus ook de kunst om mandaat zo te organiseren zónder alles vooraf te hoeven afstemmen en dit goed na te leven.
Procesvertrouwen geeft ruimte
Hiervoor is vertrouwen nodig dat het proces zorgvuldig verloopt, ook als niet iedereen overal bij is. Procesvertrouwen ontstaat wanneer bestuurders weten wanneer zij worden betrokken, welke afspraken gelden en als zij ervaren dat die afspraken ook worden nagekomen.
Hoe stemmen we effectief af?
Het gaat niet om volledige transparantie of permanente afstemming, maar om voorspelbaarheid. Bij sommige zaken kun je achteraf informeren, bij andere onderwerpen is het helpend om vooraf perspectieven op te halen, en bij weer andere is expliciete afstemming nodig voordat je handelt. Door dit onderscheid vooraf samen te maken, ontstaat duidelijkheid. Jij weet wanneer je kunt doorpakken en anderen weten wanneer hun inbreng nodig is.
Terugkoppeling hoeft daarbij niet altijd uitgebreid te zijn. Korte updates op hoofdlijnen, over richting, dilemma’s en mogelijke consequenties, zijn vaak voldoende om collega-bestuurders aangesloten te houden. Belangrijk is dat deze momenten vast en herkenbaar zijn.
Juist dat maakt het mogelijk om met mandaat te handelen zonder dat dit de samenwerking vertraagt of onder druk zet. Daarnaast helpt het om periodiek samen stil te staan bij de vraag of het mandaat en de manier van terugkoppelen nog werken. Zo voorkom je dat ongemak zich opstapelt en vergroot je het onderlinge vertrouwen.